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图书馆采访人员在外出采购图书时，需要对本馆的书目进行查重，只能将本馆的书目数据导入到笔记本电脑中，并需要即时地进行更新；这样频繁的数据导入、导出工作给工作人员带来了极大的不便。
汇文外采系统可以满足图书馆采访人员外出采购时图书馆书目数据库不能连接而又需要进行书目查重的需求。
外采系统在图书馆建立一个外采服务程序，外采系统客户端通过与服务的通信实现与数据库保持实时数据交流。
外采系统的客户端可以使用移动宽带、移动GPRS、联通CDMA或拨号等方式接入网络。
提供对馆藏书目的单查、批量查重；
查重方式多种多样，手工输入，条码枪扫描，外部MARC、DBF、ACCESS（MDB）等格式数据文件导入等；
查重条件有ISBN、题名、责任者、出版社、丛编等；
查重结果可显示书目记录、在订数量、在馆数量、流通量、馆藏地、征订号等；
查重完成后可以读入本地ACCESS数据改变查重条件选项进行二次查重；
远程数据同步将书目及订购数据写入图书馆的数据库通过无线网络将现场采购数据传回图书馆数据库，从而实现现场的采购，不必回馆后重新进行订购数据的处理，只需要根据我们的来书进行相关验收即可，减少了重复工作量；
提供图书馆的多订户实时订购；
相关统计进行相应的订购统计，了解针对不同书商的不同批次的种册价信息。
